Uw ERP-systeem is live. Gefeliciteerd! Nu begint het echte werk.

Twee jaar. Zo lang zijn veel middelgrote bedrijven bezig met het selecteren, configureren, testen en implementeren van hun nieuwe ERP-systeem. Twee jaar vol vergaderingen van de stuurgroep, gegevensmigraties, consultants in het gebouw en workshops over change management. En dan is het eindelijk zover: de go-live.

De feestvreugde is echt. De opluchting is echt. Maar dat geldt ook voor wat er in de maanden daarna gebeurt: het stille besef dat niet alles zo opgelost is als iedereen had aangenomen.

"We hebben 2,4 miljoen euro en twee jaar aan dit systeem besteed. Waarom maakt Karen het wekelijkse voorraadrapport nog steeds in Excel?"

Dit is een van de meest voorkomende, en minst besproken, problemen bij bedrijfssoftware. Noem het de ‘Go-Live-illusie’: de overtuiging dat zodra het systeem is geïmplementeerd, de problemen verdwenen zijn. In werkelijkheid is de implementatie slechts het begin van een ander soort werk.

55% van de ERP-projecten overschrijdt het budget of de planning

3 op de 5 bedrijven vertrouwen na de livegang nog steeds op Excel

Gemiddeld duurt het 18 maanden voordat schaduwsystemen weer opduiken

Excel verdwijnt niet. Het verschuift

Dit is een patroon dat zich in alle sectoren voordoet: het ERP-systeem gaat live, en binnen een paar maanden duiken spreadsheets stilletjes weer op. Niet op de voor de hand liggende plekken -  het systeem verwerkt standaardbestellingen, facturen en voorraad prima. Maar wel op de plekken daartussenin: de tijdelijke oplossingen, de aangepaste berekeningen, de randgevallen waar niemand rekening mee heeft gehouden.

Planners maken draaitabellen omdat de module voor prognoses niet aansluit bij hoe hun productlijnen daadwerkelijk werken. Financiële teams onderhouden een hoofdwerkboek in Excel omdat het genereren van consolidatierapporten te lang duurt of omdat deze niet de juiste dimensies bevatten. Operationele managers houden uitzonderingen handmatig bij omdat de waarschuwingslogica in het systeem te algemeen is.

Dit is niet de schuld van de gebruiker. Het is een signaal. Wanneer Excel na een grote ERP-implementatie blijft opduiken, wijst dit op een van twee hoofdoorzaken, en meestal op beide.

Probleem één: het systeem ondersteunt uw bedrijf niet goed genoeg

Standaard ERP-modules zijn ontworpen voor standaardbedrijven. Maar de meeste bedrijven die een meerjarige ERP-implementatie doorlopen, hebben iets dat afwijkt van de norm: een uniek prijsmodel, een complexe productiestructuur, specifieke wettelijke vereisten voor hun markt, of klantrelaties die niet naadloos in het datamodel van het systeem passen.

Tijdens de implementatie worden deze hiaten vaak opgelost met een compromis: het bedrijf past zijn processen aan het systeem aan, de consultant vindt een creatieve work-around in het systeem, of de vereiste wordt uitgesteld tot “fase twee”, die meestal nooit komt. Het resultaat is een systeem dat 80% van de bedrijfsactiviteiten goed afdekt en 20% op een onhandige manier. Die 20% is waar Excel de overhand krijgt, omdat gebruikers op zoek gaan naar alternatieven als het systeem niet efficiënt is. Die 20% zorgt voor 80% van de frustratie of inefficiëntie.

Dit is waar maatwerksoftware in beeld komt. Niet als vervanging voor het ERP-systeem, maar als een brug: speciaal ontwikkelde tools die het systeem uitbreiden naar de gebieden waar de generieke functionaliteit tekortschiet. Een op maat gemaakte rekenengine die aansluit op de gegevens van het ERP-systeem. Een specifieke workflowtoepassing voor een proces dat de standaardmodule niet aankan. Een rapportagelaag die gegevens uit het ERP-systeem haalt, maar de informatie presenteert op de manier waarop het bedrijf daadwerkelijk denkt.

Probleem twee: eisen veranderen snel

ERP-systemen worden geconfigureerd voor een bepaald moment in de tijd. Ze zijn opgebouwd rond de bedrijfsprocessen die tijdens de ontwerpfase bestonden, vaak 18 tot 24 maanden vóór de ingebruikname. Tegen de tijd dat het systeem in gebruik is, is het bedrijf alweer verder gegaan. Veranderende of nieuwe processen, nieuwe marktsegmenten, veranderende klantbehoeften, een recent overgenomen dochteronderneming met een eigen proceslogica. Het aanpassen van ERP-systemen is duur, kost veel tijd en is meestal niet voorzien in het budget, zeker niet kort na de ‘Go live’.

De vragen die het waard zijn om nu te stellen

Als uw ERP al zes maanden of langer live is, is het meest waardevolle wat u kunt doen, nagaan waar de workarounds zitten. Niet om mensen de schuld te geven dat ze deze gebruiken, maar om te begrijpen wat ze onthullen over hiaten in het gebruik of hiaten in het systeem zelf.

Waar wordt Excel nog steeds gebruikt, en waarom? Welke rapporten worden nog steeds handmatig opgesteld? Welke processen hebben meer stappen dan nodig is? Welke teams hebben stilletjes iets opnieuw opgebouwd dat het systeem eigenlijk had moeten afhandelen?

De antwoorden zullen u vertellen of het probleem ligt bij training en adoptie waarbij de weg vooruit bestaat uit gestructureerde ondersteuning en herontwerp van processen, of dat het systeem daadwerkelijk de efficiënte implementatie van bedrijfslogica mist die uw organisatie nodig heeft, in welk geval gerichte maatwerkontwikkeling waarschijnlijk de eerlijkere oplossing is.

Hoe dan ook, het gesprek had al lang moeten plaatsvinden. Het ERP-systeem is nog niet klaar wanneer het live gaat. Het is pas klaar wanneer het bedrijf er daadwerkelijk efficiënt mee draait. En die mijlpaal ligt verder in de toekomst dan in de meeste projectplannen wordt aangenomen.