Veel bedrijven vertrouwen nog op Excel voor het samenstellen van dashboards of het verwerken van gegevens, vaak met data afkomstig uit verschillende bronnen. Hoewel Excel een vertrouwde en flexibele tool is voor ad-hoc analyses, snelle dataverwerking of visualisering, brengt het structurele gebruik in bedrijfsprocessen duidelijke nadelen met zich mee. Het leidt vaak tot inefficiëntie (repetitief handmatig werk), foutgevoeligheid (human error), en risico’s voor data-integriteit (zoals het gebruik van verouderde versies van bestanden).
Maar waarom blijven bedrijven en medewerkers vasthouden aan Excel?
De 'Excel-val': Waarom mensen blijven kiezen voor Excel
Iedereen kan het, het is overal beschikbaar
Excel is bijna universeel aanwezig, zowel thuis als op kantoor, en medewerkers zijn ermee vertrouwd. Samen met de zeer lage leerdrempel maakt dit van Excel de tool bij uitstek om snel data te bewerken, bestuderen of visualiseren.
Hoewel sommige bedrijven andere data-tools zoals Power BI of Tableau gebruiken, worden deze slechts beperkt ingezet door de hoge licentiekosten en de complexiteit ervan. Medewerkers die wel de stevige opleiding volgen, kunnen al snel hun kennis verliezen door gebrek aan frequent gebruik.
Flexibel en gebruiksvriendelijk
Excel biedt ongeëvenaarde flexibiliteit voor ad-hoc analyses. Gebruikers kunnen zonder technische ondersteuning snel nieuwe formules, grafieken en berekeningen toevoegen.
In veel gevallen wordt Excel gebruikt ter compensatie van de slechte gebruiksvriendelijkheid van de bedrijfssystemen. Een voorbeeld is het invoeren van gegevens in een bedrijfsapplicatie wat te traag verloopt waardoor medewerkers verkiezen om eerst in Excel te werken en later gegevens te importeren. Een ander voorbeeld is het genereren van ‘onbruikbare’ lijsten vanuit het bedrijfssysteem waar geen filtering of sortering mogelijk is.
Data silo’s en inefficiënte integratie
Eén van de meest genoemde redenen om Excel te gebruiken is om data uit niet verbonden systemen te combineren. De bedrijfssystemen zijn meestal standaard software applicaties die niet of slechts zeer beperkt geïntegreerd zijn. Die applicaties zijn bovendien vaak gericht op specifieke doelgroepen, facturatie & boekhouding voor Finance, een CRM voor Sales en een Product Informatiesysteem voor Marketing. Werknemers die data uit deze verschillende systemen willen combineren en analyseren verkiezen dan al snel om via copy/paste of een import de benodigde data uit elk systeem in één Excel te verzamelen.
Voor een eenmalige, snelle analyse is dit verdedigbaar. Maar wanneer Excel wekelijks wordt gebruikt voor het opstellen van dashboards of werkdocumenten, wordt het proces inefficiënt, foutgevoelig en niet robuust.
Waarom voldoen andere tools vaak niet?
Standaard software mist bedrijfsspecifieke nuances
Standaard bedrijfsapplicaties zijn ontworpen om bruikbaar te zijn voor zoveel mogelijk bedrijven, waardoor bedrijfsspecifieke nuances verloren gaan. Dat heeft gevolgen voor de gebruiksvriendelijkheid. Een bedrijf dat unieke processen implementeert, bijvoorbeeld om zich te differentiëren van de concurrent, loopt al snel tegen de beperkingen of de suboptimale performance van deze applicaties aan. Werknemers zoeken dan naar oplossingen buiten het systeem en Excel ligt voor de hand.
Kosten en complexiteit van BI-tools
Aan de andere kant van het spectrum staan data tools zoals Power BI en Tableau. Deze vereisen aanzienlijke investeringen in set-up en jaarlijkse licenties per gebruiker. Voor grote bedrijven met gespecialiseerde medewerkers en complexe databehoeften zijn deze tools vaak rendabel. Al blijkt in praktijk dat ook zij beroep doen op externe consultants voor het opzetten van dashboards en data-rapporten. Kleinere bedrijven met beperkte noden en weinig variatie in rapportering blijven eerder bij Excel vanwege de kostenefficiëntie en eenvoud.
Conclusie
Excel is een krachtige en flexibele tool voor ad-hoc analyses. Echter, structureel gebruik ervan kan een signaal zijn voor mogelijke verbeteringen in de bestaande automatisatie van de bedrijfsprocessen. Het wijst vaak op inefficiëntie, foutgevoeligheid en een gebrek aan integratie van bedrijfssystemen. Door deze signalen serieus te nemen, kunnen bedrijven stappen zetten richting oplossingen die meer robuust en efficiënt zijn. Software op maat kan hierbij een waardevolle hulp zijn door standaard applicaties te integreren en missende functionaliteiten toe te voegen.
