Hoe slimme software op maat zorgt voor meer productiviteit
Technische fiches samenstellen en onderhouden
De marketingdienst van Axalta creëert en onderhoudt technische fiches/handleidingen voor meer dan 3000 SKU’s in 27 talen. 4 FTE’s waren bevoegd voor het aanmaken en onderhouden van alle documenten.
Dit was hun oorspronkelijke werkwijze:
- De originele versie van de documenten werd telkens samengesteld met data en veiligheidszinnen van R&D, de foto’s kwamen uit de marketingafdeling en die gegevens werden verder aangevuld met vrije tekst.
- De originele versie werd voor vertaling naar 27 gespecialiseerde vertalers gestuurd.
- In de vertaalde documenten werd gecheckt of de data klopten en de lay-out werd aangepast omdat de vertalingen vaak langer bleken dan de originele tekst.
Van manueel samenstellen tot proces automatisatie
Axalta wilde dit proces automatiseren zodat er na het samenstellen van het basisdocument geen werk voor vertalingen en controle meer nodig zou zijn. Uiteraard moest de uniformiteit en standaardisatie van het eindresultaat gegarandeerd blijven.
Met een doorgedreven app resultaat boeken
We ontwikkelden een webapplicatie (gebaseerd op een databank) die de nodige gegevens uit de R&D-databank haalt, de foto’s uit de marketingdatabank neemt, zoveel mogelijk iconen gebruikt en standaardzinnen uit een vertaaldatabank pakt. De applicatie zet al die inhoud netjes in een document met de juiste lay-out én in 27 talen.
Het resultaat is een pdf die niemand nog hoeft na te kijken.
- Het menselijke werk beperkt zich bij een nieuw product dus tot het definiëren van welke gegevens op het document moeten komen.
- Wanneer data of foto’s wijzigen, worden de documenten automatisch geüpdatet.
- Als nieuwe zinnen nodig blijken, ontvangen vertalers een melding en kunnen ze deze rechtstreeks in de vertaaldatabase ingeven.
De productiviteitsverbetering is gigantisch:
- Er werkt nu nog maar 1 FTE aan de documenten (i.p.v. 4 FTE’s voorheen).
- De duurtijd vanaf de introductie van nieuw document tot het eindresultaat in 27 talen ging van 3 maanden naar 1 dag.
- Er worden substantieel minder fouten in de gepubliceerde documenten gemaakt.
Get in contact
Do you want to make your company futureproof, speed up processes and gain insights by taking the correct steps? Talk to our team of experts. They are ready to find the best solution that works and pays off. No fuss, just results.
I want to reach out