Technologische evoluties volgen elkaar in de IT-wereld steeds sneller op. De laatste jaren passeerden populaire termen als Cloudoplossingen, SAAS, blockchain, Machine learning, AI, low code solutions, micro-services om er maar enkele te noemen. Er wordt voortdurend gestreefd naar betere en snellere oplossingen om de digitale transformatie te realiseren.
Wie met softwareprojecten bezig is, moet echter vaststellen dat de implementatietijd alleen maar toeneemt ongeacht of het draait om een implementatie van een bestaand (SAAS)pakket of om software op maat. Twee jaar doorlooptijd tussen de initiële beslissing en het uiteindelijk operationeel zijn van de oplossing is geen uitzondering meer. In een snel evoluerende wereld betekent dit dus dat de kans groot is dat de specificaties bij oplevering al achterhaald zijn.
In deze blog bekijken we hoe je dergelijke situatie kan voorkomen.
Flexibele denkwijze
Een belangrijke factor is de mindset. In veel organisaties wordt IT of automatisatie nog steeds als een éénmalig project gezien. Een tijdelijk project met een vast budget waardoor de komende 5 of 10 jaar gewaarborgd zijn. Dit leidt echter tot grote en zware implementaties met weinig ruimte voor flexibiliteit.
Opportuniteiten toelaten
Door automatisatie te zien als een continu proces dat opportuniteiten ondersteunt, haal je sneller resultaat en is er ruimte voor flexibiliteit. Er wordt gestreefd naar het zo snel mogelijk realiseren van een Minimal Viable Product (MVP). Hieronder verstaan we een versie die qua functionaliteit voldoende doet om nuttig te zijn voor de gebruiker EN om een aanvaardbare ROI te realiseren (de zogenaamde ‘quick wins’).
Voordelen van MVP
Door zich te concentreren op een MVP is het mogelijk veel sneller te implementeren en tegelijk ervaring op te doen.
Die ervaring is van essentieel belang aangezien het helpt om de vereisten voor de rest van de applicatie nauwkeuriger te formuleren zodat deze in een volgende fase succesvol kunnen worden uitgerold. Dit resulteert niet alleen in een beter resultaat maar versnelt ook de implementatie, aangezien het verzamelen van gedetailleerde vereisten vaak vertraging met zich meebrengt.
Om dezelfde reden is het nuttig om bij de implementatie van die MVP zo snel mogelijk een prototype of voorlopige versie beschikbaar te hebben. Wat ervoor zorgt dat al in een vroeg stadium feedback kan verzameld worden van diverse gebruikers en in de verdere implementatie meegenomen kan worden. Hierdoor blijft de impact van eventuele bijsturingen beperkt tot dit specifieke deelproject, en dit draagt bij aan een verbeterde gebruikerservaring van het eindresultaat.
Volgende stappen
Na de implementatie van de MVP kan de functionaliteit stelselmatig verder uitgebouwd worden.
Bij het bepalen van de prioriteiten is het belangrijk om de volgende 3 factoren in acht te nemen:
- Welk voordeel levert de implementatie van een functionaliteit op?
- Wat is de kost?
- Welke stakeholders (management, gebruikers, klanten, ..) genieten van het voordeel?
Het is belangrijk om een goede balans te houden tussen de verschillende stakeholders (zie punt 3). Het is een veel gemaakte fout om eerst de prioriteiten van het management te implementeren en uiteindelijk geen budget meer over te hebben voor de vereisten van de overige stakeholders.
Team IT-partner
Een ander belangrijk aspect wat invloed heeft op de implementatietijd is de IT-partner zelf. Meer bepaald, het (intern) personeelsverloop bij die partner. Een substantieel deel van de implementatietijd wordt ingenomen door de tijd die de teamleden van de IT-partner nodig hebben om zich in te werken in de details en eigenheden van de klant, ook al hebben ze ervaring in de sector. Ook al werk je al jaren met dezelfde IT-partner, van zodra deze laatste intern een groot verloop kent en er telkens andere mensen voor je werken, gaat er veel tijd (en budget) verloren aan het zich ‘inwerken’.
Veel (grote) IT-bedrijven werken bovendien met zogenaamde ‘project slots’. Dit is een afgebakende periode waarin het technisch team (niet de verkoper of de projectmanagers) jouw project moet realiseren en ook daadwerkelijk voor jou werkt. Je bent namelijk niet de enige klant. De wachttijd voor het eerste ‘vrije’ slot bij een nieuw project loopt bij sommige bedrijven soms op tot 6 maanden. Wanneer je project (bv een MVP implementatie) dan niet afgewerkt raakt binnen het voorziene slot is de kans groot dat er een, weliswaar kortere, nieuwe wachtperiode volgt. Als klant heb je hier meestal geen zicht op, maar een implementatieperiode bevat heel wat ‘wachttijd’.
Eigen team
Tenslotte speelt ook de kwaliteit van je eigen team een grote rol. In het team zit idealiter iemand die voldoende beslissingsmacht heeft en tegelijk voldoende de reguliere basisprocessen kent of bereid is die te onderzoeken. Deze beslissingsnemer (dat kan ook een team zijn) moet ook goed kunnen inschatten wat de impact is van de beslissing die wordt genomen. Dat lijkt evident maar in de praktijk gaat er veel tijd verloren of ontstaan problemen omwille van de grote kloof tussen zij die beslissen en zij die het systeem in de praktijk gaan gebruiken.
Een snellere implementatie van software oplossingen kan je bereiken door een MVP te realiseren, snel feedback te verzamelen en de juiste vereisten te formuleren. Vergeet ook de rol van het team van de IT-partner en de kwaliteit van je eigen team niet. Wie flexibel denkt en automatisatie als een on-going project ziet, kan sneller schakelen.
