Vendor lock-in is een hot topic geworden toen bedrijven hun servercapaciteit op locatie zijn beginnen vervangen door gehuurde capaciteit in de cloud. In de context van software verwijst vendor lock-in echter naar een situatie waarin de kosten van het overschakelen naar een andere softwareleverancier zo hoog zijn dat de klant in wezen vastzit aan de oorspronkelijke softwareleverancier.
Redenen om van leverancier te veranderen
Er zijn drie belangrijke redenen waarom je kan overwegen om over te stappen naar een andere softwareleverancier en deze situatie een probleem kan vormen.
- De verkoper verhoogt zijn prijzen zodanig dat ze niet meer concurrerend zijn. Of de prijs van zijn product/dienst is niet meer in lijn met de waarde die het heeft voor je bedrijf (lees: een slechte ROI).
- De kwaliteit van het product/de dienst die de verkoper levert, komt niet meer overeen met de verwachtingen.
- Je eisen veranderen en het product/de dienst kan er niet meer aan voldoen.
Evaluatie van de risico’s
Hoeveel risico bovenstaande situaties voor je organisatie vormen, moet worden geëvalueerd. Het risico hangt af van verschillende factoren. Denk aan het aantal gebruikers, de verhouding tussen de kosten van het systeem en andere operationele kosten of de bedrijfswinst. Controleer ook hoe bedrijfskritiek de software is. Het is belangrijk om een nauwkeurig beeld te vormen van de risico’s en deze niet te overschatten of te onderschatten.
Het is verleidelijk om te geloven dat het jou niet zal overkomen. Hieronder vind je enkele ervaringen van gebruikers. Dit is een uittreksel afkomstig van de community pagina van een populaire softwareleverancier (momenteel actief als SAAS-leverancier).
Risico’s verminderen
Hoe kan je je bedrijf tegen deze risico’s beschermen?
We bekijken eerst de standaard software, daarna bespreken we de software op maat.
Standaard software en SAAS-oplossingen
Voordat je contact opneemt met een SAAS-leverancier, is het aangeraden om deze stappen te overwegen.
- Zorg ervoor dat contractueel is vastgelegd dat je eigenaar bent van de data.
- Onderzoek in hoeverre deze software/SAAS de export van data ondersteunt. Er zijn leveranciers die het erg moeilijk of onmogelijk maken om je gegevens te exporteren. Of ze brengen kosten in rekening op basis van gegevensvolumes om jouw eigen data te leveren. Het is duidelijk dat dit snel erg duur kan worden voor bedrijven die in de loop van de tijd veel gegevens genereren of opslaan. Sommige leveranciers daarentegen maken het heel gemakkelijk om gegevens te extraheren. Natuurlijk zijn het deze waarmee je wilt werken.
- Controleer of het mogelijk is om de software/SAAS te gebruiken zoals deze standaard is gemaakt zodat je geen geld hoeft uit te geven aan consultants voor het configureren of aanpassen aan je behoeften. Dit geld gaat verloren van zodra je overschakelt op een ander pakket. Bovendien zal elke gemaakte aanpassing de overstap ingewikkelder maken.
- Evalueer de kans op veranderende vereisten in de toekomst. In dat geval kan het voordelig zijn om verschillende kleinere pakketten te combineren. Deze hebben misschien beperkte functionaliteit, maar stellen je in staat om de beste oplossing voor elke functie te selecteren. Wanneer er veranderingen nodig zijn, moet je slechts één van deze pakketten wijzigen in plaats van de grote totale migratie.
- Bereid een exit strategie voor en begrijp de kosten ervan.
- Als je onderhandelingsmacht hebt over het contract (de meesten onder jullie zullen dit niet hebben), denk dan goed na over de prijsvoorwaarden. Zorg ervoor dat een verlengingsbeslissing voldoende voor het einde van het contract valt zodat een migratie nog mogelijk is. Neem dit mee in de exit strategie zoals eerder vermeld. Bij de meeste software/ SAAS-leveranciers moet je jaarlijkse mogelijke prijsverhogingen accepteren.
Software op maat
In verschillende business cases kan het een waar voordeel zijn om eigenaar te zijn van de broncode (‘Source code’) van de software die de leverancier op maat ontwikkelt. Je hebt dan nooit licentiekosten en je kan een andere leverancier aan het programma laten verder werken (of het intern opnemen) wanneer je om welke reden ook niet wenst verder samen te werken met de originele leverancier. Dat is niet eenvoudig, maar het gebeurt regelmatig.
Overweeg om deze zaken in het contract op te nemen:
- Word eigenaar van de broncode, in plaats van enkel een licentie te verkrijgen.
- Definieer hoe je wilt dat de broncode beschikbaar is: op aanvraag (specificeer hoe) of op regelmatige/continue basis geplaatst in een gemeenschappelijke “map”. Deze keuzes zijn afhankelijk van hoe groot het risico werd ingeschat en hoeveel je er bij betrokken wil zijn.
- Een clausule die definieert hoe, hoe lang en tegen welke prijs ondersteuning moet worden gegeven in geval van overstap naar een andere leverancier.
- Laat de applicatie draaien op een publieke cloud provider of op je eigen infrastructuur. Dit maakt een toekomstige overstap naar een andere ontwikkelingspartner eenvoudiger.
- Maak een Service Level Agreement (SLA) inclusief:
- Het niveau van de verwachte service en hoe dit zal worden gemeten
- Prijzen
- Hoe geschillen worden opgelost
- Hoe de opvolging tijdens het contract zal worden georganiseerd (regelmatige status/evaluatievergaderingen)
Conclusie
Afhankelijk van de potentiële impact op het bedrijf is het belangrijk om de risico’s van software vendor-lockin sterk te beperken. Begin met een goede evaluatie van de impact die de software op je bedrijf heeft. Respecteer dan de basisregels zoals besproken voor zowel standaard software als software op maat.
